¿Cómo se pueden clasificar los archivos?

clasificación de los archivos según su uso y su organización

Se puede hablar entonces de una clasificación del archivo según la función y el uso. En activo, semi activo e inactivo.

¿Qué son los archivos físicos?

Pros documento físico

Son aquellos archivos que están en formato de papel y por sus características ofrece: Guardar la información de manera íntegra. Los archivos no pueden ser modificados o alterados. Los documentos como contratos o recibos se pueden firmar de puño y letra.

¿Cuáles son los sistemas de archivo físico?

Los sistemas de archivo más usuales son: el Alfabético. Cronológico, geográfico. Por asuntos. Existen otros, como el numérico y el decimal, que por su complejidad y extensión, no se estudiarán en este curso.

¿Qué es la clasificación y ejemplos?

Clasificación es un concepto vinculado con el verbo clasificar, que se refiere a la acción de organizar o situar algo según una determinada directiva. El término también se utiliza para nombrar al vínculo que se establece entre aquellos clasificados tras una prueba.

¿Cómo se hace la clasificación?

CÓMO SE CLASIFICA? Para clasificar un documento, hay que comenzar por delimitar a cual de estas 12 clases pertenece el documento en cuestión, y después, buscar la subclase que responda a la actividad a la que hace referencia el documento, a fin de encontrar la división más exacta posible.

¿Qué son los archivos físicos y lógicos?

Archivos lógicos: los archivos

Contienen una descripción de los registros que se encuentran en uno o más archivos físicos. Un archivo lógico es una vista o representación de uno o más archivos físicos. Los archivos lógicos que contienen más de un formato se denominan archivos lógicos multiformato.

¿Cómo se ordenan los archivos?

ORDENACION DE LOS DOCUMENTOS: La ORDENACION es el proceso por el que se agrupan y relacionan los documentos consecutivos de cada serie documental de acuerdo con un criterio preestablecido. Podemos ordenar los documentos dentro de una carpeta de la siguiente manera: – Ordenación cronológica: por fecha de inicio.

¿Cómo se pueden organizar los archivos?

La mayoría de las computadoras organizan los archivos en jerarquías llamadas carpetas, directorios o catálogos . (El concepto es el mismo independientemente de la terminología usada.) Cada carpeta puede contener un número arbitrario de archivos, y también puede contener otras carpetas.

¿Cómo se clasifican los documentos que se guardan en un archivo?

La clasificación es el proceso que permite agrupar de forma jerárquica los documentos, de acuerdo con los principios de procedencia, orden original u otros factores. Por lo general, se consideran tres elementos en este proceso: acciones, estructura orgánica y asuntos.

¿Cómo se clasifican los archivos Wikipedia?

El archivo de documentos, conjunto ordenado de documentos o lugar donde estos se almacenan. El archivo informático (o fichero informático), conjunto de bits almacenados en un dispositivo. El archivo binario, archivo informático que contiene información codificada en binario.

¿Cómo se clasifican los documentos dentro de la empresa?

Para clasificar correctamente tenemos que agrupar los documentos según su contenido y forma, en el caso de una empresa podemos distinguir entre: albaranes, recibos, ofertas comerciales, listas de clientes, etc. y lo más recomendable es que sigamos una estructura jerárquica y lógica.

¿Qué diferencia hay entre clasificar y archivar documentos?

Clasificar: se trata de decidir el nombre bajo el cual se archivará un documento. Es establecer un orden riguroso atendiendo a un sistema o criterio definido. – Ordenar: Separar los documentos en aquellos grupos que la clasificación ha señalado. –Archivar: Colocar los documentos en un lugar determinado.

¿Qué es un archivo y en cuanto se divide?

Un archivo​ o fichero​ informático es una secuencia de bytes almacenados en un dispositivo. Un archivo es identificado por un nombre y la descripción de la carpeta o directorio que lo contiene.

¿Qué es un cuadro de clasificación?

El Cuadro General de Clasificación Archivística es el instrumento técnico que describe la estructura jerárquica y funcional documental de un archivo, con base en las atribuciones y funciones del órgano productor, en la que se establece un principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones …

¿Cómo se hace un cuadro de clasificación documental?

El cuadro de clasificación debe tener una estructura permanente y estable en el tiempo que refleje las funciones de la entidad de procedencia y que permita la suficiente flexibilidad como para albergar futuras funciones o cambios que se produzcan en la entidad.

Estos son:
  1. Fondo. …
  2. Sección. …
  3. Serie. …
  4. Unidad documental.

¿Por qué es importante la clasificación?

La clasificación es uno de los requisitos básicos del ser humano para poder sobrevivir en cualquier ambiente en que se desarrolle. Para entender y usar la naturaleza, el ser humano tiene la necesidad de organizar y clasificar lo que le rodea.

¿Qué es primero ordenar o clasificar?

Simplificando mucho, clasificar un documento significa agruparlo por conceptos o asuntos concretos; y ordenar un documento quiere decir establecer una secuencia cronológica, alfabética o numérica dentro de cada grupo y situarlo físicamente en el espacio.

¿Qué dice el artículo 13 de la Ley General de archivos?

Artículo 13. Los sujetos obligados deberán contar con los instrumentos de control y de consulta archivísticos conforme a sus atribuciones y funciones, manteniéndolos actualizados y disponibles; y contarán al menos con los siguientes: I. Cuadro general de clasificación archivística; II.

¿Cómo hacer una buena clasificación?

Para realizar una correcta clasificación antes de nada debemos observar las características del grupo de cosas a ordenar y efectuar comparaciones; luego tenemos que definir unas variables que estructuren la clasificación, crear unas clases escogiendo sus características esenciales y asignar los elementos a cada clase, …

¿Cuáles son los instrumentos de archivo?

Los instrumentos archivísticos son herramientas de gestión documental que permiten a la Compañía el manejo óptimo de su acervo documental de acuerdo a los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación.